Bip, boop, pling, swoosh, ding.
I vår digitale tidsalder er det alltid noe som krever vår oppmerksomhet, og derfor er det noen ganger nødvendig å bare slå av telefonen og datamaskinen for å få litt ro.
Men når man så åpner datamaskinen eller telefonen igjen, kan man være sikker på at det ligger et hav av ubesvarte e-poster. Kanskje til og med en som krever at du finner en gammel e-post med et viktig vedlegg.
Men du har over 1000 gamle e-poster liggende i innboksen, og det er en nesten umulig oppgave å finne akkurat den e-posten du trenger.
Ja, e-post er en fantastisk oppfinnelse, men med nesten ubegrenset lagringsplass til de mange meldingene, kan det over tid bli svært vanskelig å holde oversikt over hva som ligger hvor i den overfylte innboksen.
Derfor oppfordrer Liz Gumbinner fra Cool Mom Tech nå Gmail-brukere til å bruke et bestemt triks som kan gjøre det langt mer oversiktlig å ha tusenvis av e-poster liggende.
Bruk etiketter
Liz råder nemlig Gmail-brukere til å opprette etiketter som tilsvarer årene e-postene ble mottatt. For eksempel "Innboks 2023" eller "Innboks 2024". Dette gjør det enkelt å finne og administrere e-poster fra spesifikke tidsperioder.
Hvis du vil begynne å indeksere e-postene dine, skal du gå inn i Gmail-innboksen din og skrive "in: label:inbox" i søkefeltet.
Deretter velger du alle meldingene i innboksen, tildeler dem en årsetikett, og arkiverer dem.
På denne måten blir e-posten nå merket med en etikett, slik at du kan søke dem opp basert på mottakelsestidspunktet.
Hvis du ønsker å gå enda mer i dybden med organiseringen, kan du faktisk ta denne metoden et skritt videre.
Ved å bruke "Custom range" i søkeinnstillingene kan du opprette etiketter som "2024 Q1" for første kvartal av 2024. Dette gir deg en mer presis tidsangivelse og en bedre oversikt over når spesifikke e-poster ble mottatt.
Du kan også eksperimentere med å opprette etiketter basert på innholdet i e-postene, for eksempel arbeidsrelaterte, personlige eller prosjektrelaterte etiketter. Målet er å skape mindre grupper av e-poster for å holde arkivet ditt organisert og lett søkbart.
